Характеристика человека в деловом стиле. Официально-деловой стиль характеризуется

Характеристика человека в деловом стиле. Официально-деловой стиль характеризуется

Высокой рагламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов их построения);

Официальностью (строгостью изложения; слова обычно употребляются в своих прямых значениях; образность отсутствует);

Безличностью (исключается конкретное и личное).

Официально-деловой стиль подразделяется на две разновидности :

Изучение бизнес-этикета является одним из лучших инвестиций, которые женщина вступает в деловую жизнь. Не все больше и больше женщин начинают свой бизнес на основе своих страстей и достигают впечатляющего успеха. Важно поддерживать бизнес, и те, кто преуспеют, станут моделями для следующего поколения смелых, мудрых и женских предприятий. Проблема многих женщин, которые делают первые шаги в бизнесе, - это проблема поведения и деловой манеры. Некоторые женщины опасаются, что они не будут относиться серьезно и избавиться от женских характеристик, становясь мужчинами, а некоторые пытаются уговорить на деловых встречах и использовать свои женские прелести, чтобы получить преимущество.

1. Официально-документальный (язык дипломатии и законов);

2. Обиходно-деловой (служебная переписка и деловые бумаги).

Язык дипломатии очень своеобразен. У него своя система терминов, большинство международных. В средние века в Западной Европе общим дипломатическим языком был латинский, затем в 18-начале 19 вв. – французский. Поэтому в языке дипломатии много терминов французского происхождения: атташе должность или ранг дипломатического работника; коммюнике – официальное правительственное сообщение по вопросам внешней политики. Есть и русские термины -русская дипломатия имеет длительную историю: посол, посольство, поверенный в делах, наблюдатель и др.

Оба поведения плохо срабатывают в долгосрочной перспективе и могут вызывать больше проблем, чем прибыли в деловом мире. Вот несколько советов, которые могут быть полезны в этих первых шагах. Работая в деловой среде, женщина имеет те же права и обязанности, что и мужчина. Он не должен ожидать особых причин от джентльменов. Деловые отношения имеют значение в профессиональной иерархии, а не по полу или возрасту. Деловые отношения применяют принцип приоритета иерархии. Не давайте рукой поцеловать, не ждите, пока мужчина не пройдет вас в дверь, не позволяйте человеку платить за вас в ресторане.

Только в дипломатии используются этикетные слова . Это обращения к представителям других государств, обозначения титулов и форм титулования: король, королева, принц, шах, Его Высочество, Его Превосходительство и др.

Для синтаксиса языка дипломатии характерны длинные предложения с причастными и деепричастными оборотами, инфинитивными конструкциями, вводными и обособленными выражениями.

Поведение так называемого. хорошее образование, которое традиционно благоприятствует женщине, находящейся в частных контактах, не должно быть в деловой среде. Деловые отношения - это полный паритет. Женщина платит за себя, если это встреча со своими коллегами. Исключением является запрос бизнес-ланча, затем сторона оплачивает приглашения. Если вы согласны платить за человека на деловой встрече, чтобы поцеловать вас в руке и дать ему стул, вы автоматически становитесь «побеждающей» женщиной и теряете равноправие в переговорах.

Женщина должна стремиться поддерживать гендерное равенство и не допускать ситуаций, которые подчеркивают гендерные различия на этапе повседневных деловых манер. Вот некоторые основные правила, которые следует учитывать. Во многих исследованиях подчеркивалось, что, хотя меньше женщин управляют женщины, они характеризуются более дружественной и чуткой рабочей средой, более мягкими привычками и большей гибкостью и готовностью к новым вызовам и инновациям.

Язык законов – это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с населением.

Язык законов требует прежде всего точности выражения мысли. При этом быстрота понимания на так уж важна, так как заинтересованный человек может прочитать нужную статью закона не один раз.

Другая важная черта языка законов – обобщенность выражения. Законодатель стремиться к наибольшему обобщению, избегая частностей и деталей, так как закон пишется для всех: Собственнику принадлежит право владения, пользования и распоряжения имуществом в пределах, установленных законом.

Однако важно подчеркнуть, что в профессиональных ситуациях, когда вы занимаете руководящую должность и где команда смешана, следуйте правилам. Дамы часто говорят, что мужчины работают с ними более легко и чувствуют себя более ценными как мужчины работниками, чем другими женщинами.

Грустно, учитывая, сколько джентльменов они могут поддерживать в бизнесе, и их соперничество «здорово» и не завидует цвету. Обратите внимание на сотрудника, который ведет себя неприемлемо. Действуйте агрессивно и настойчиво, не отставая и дипломатично. Попытайтесь вовлечь сотрудника в общее решение проблемы.

Для языка законов характерны полное отсутствие индивидуализации речи, стандартность изложения. Закон обращается не к отдельному, конкретному человеку, а ко всем людям или группам людей.

Служебная переписка или промышленная корреспонденция , относится к обиходно-деловой разновидности официально-делового стиля. Главная особенность языка служебной переписки – его стандартизованность. Содержание деловых писем очень часто повторяется, так как однотипны многие рабочие ситуации.

Будьте вежливы со всеми в компании, как для начальников, подчиненных, так и для сотрудников других отделов. Поговорите с ними, заинтересуйтесь их профессиональной деятельностью и личной жизнью, насколько они хотят, чтобы вы признали свои личные дела. Такое эмпатическое и защитное отношение облегчает рабочие привычки и позволяет бесконфликтным образом решать сложные профессиональные ситуации.

Чрезмерная импульсивность, ругание, становление мужчиной - это не лучший путь, чтобы следовать за женщиной, которая планирует преуспеть. Действуйте мудро и мужественно, используя естественную силу женщины. Быть пунктуальным и требовать пунктуальности. Пунктуальность - важная функция, которая показывает, что вы хорошо организованы, чтобы вы уважали свое время и время других людей.

Образцом языка служебной переписки можно считать телеграфный стиль, характеризующийся предельной рациональностью в построении синтаксических конструкций. Здесь используется и нанизывание падежей, что в других стилях считается грубой ошибкой. В служебной же переписке это помогает экономить языковые средства:

Оплату гарантируем через отделение Госбанка в месячный срок по завершении работ.

Всегда будьте хорошо подготовлены. Самые успешные профессиональные женщины - лучшие профессионалы, чем мужчины, с которыми они конкурируют. Только преобладание хорошей подготовки гарантирует им профессиональную расу с хозяевами. Помните: «лучше враг добра». В какой-то момент вам нужно быстро принять решение о действии, хотя вы бы предпочли лучше подготовиться. Работайте здесь и сейчас, как можно лучше и с подготовкой, которую у вас есть на данный момент, - иначе вы обгоняете джентльмена, который знает меньше и знает, но имеет больше мужества и веры в свои способности.

Существование готовых речевых конструкций, то есть стандартов, значительно облегчает составление деловых писем. Деловые письма именно составляются, а не пишутся. Задача заключается лишь в том, чтобы выбрать нужную синтаксическую модель и подходящий для данного письма ее речевой вариант. Многословие, языковые излишества – самый большой стилистический порок языка деловой переписки.

Скажите, что вы думаете, громко и открыто. На деловых встречах не дожидайтесь разрешения, но отпустите голос. При отправке деловых писем убедитесь, что вы прочитали контент перед отправкой, исправьте все опечатки и посмотрите, является ли текст кратким и понятным.

Воздержитесь от жалобы и обвинения других, когда вы не планируете, что планируете. Они не заставят вас чувствовать себя сильными и амбициозными. Скорее они портят ваш профессиональный образ. Позаботьтесь о деловой костюм, подходящий для занятого положения. Не преувеличивайте свою женственность, не флиртуйте, не поднимайте свою одежду и не ведете себя в противоположном полу, но не пытайтесь быть похожим на мужчину.

Коротко и ясно следует писать и деловые бумаги (заявление, доверенность, счет, протокол, справка, удостоверение, докладная записка, резолюция, расписка и др.). Деловые бумаги составляют по определенной форме. Стиль исключает сложные конструкции. Каждую новую мысль следует начинать с абзаца. Все слова пишутся полностью, за исключением общепринятых сокращений.

Платье таким образом, чтобы показать свою силу и уверенность, подчеркивая ваш профессионализм и компетентность. Хорошие часы лучше украшают драгоценности, чем жужжащие браслеты, а хорошие ботинки лучше, чем сандалии или шлепанцы. Кружева и цветочные орнаменты оставляют для частных случаев.

Удостоверьтесь, что вы не превращаетесь в жестокого и жестокого воина на пути к вершине, более безжалостного и агрессивного, чем человек. Всегда помните, что вы женщина и можете дать вам преимущество в бизнесе, когда вы начинаете использовать женские атрибуты, такие как интуиция, сочувствие и готовность идти на компромисс. Компромисс, чтобы не сдаваться.

Лексика деловых бумаг предельно обобщена. Для официального документа важна юридическая сущность, поэтому предпочтение отдается родовым понятиям:

Приехать, прилететь, прийти – прибыть;

Деревня, город, село – населенный пункт.

Для деловой речи характерно использование отглагольных существительных, которых здесь больше, чем в других стилях, и причастий: предоставление жилплощади, пополнение бюджета, принятие мер; данный, указанный, вышеупомянутый.

Старайтесь быть самим собой, следовать авторитету, получать экспертные советы, но не подражать никому. Подлинность и подлинность включены сегодня. В бизнесе всегда существует деловой прецедент: он всегда более важен для тех, кто имеет более высокую должность, независимо от пола или возраста. Если нет отношения к службе, применяется правило социальной процедуры с учетом мужчины и пола.

Когда вы представляете кого-то, мужчина должен быть представлен женщине, младшему старшему, лицу с более низким положением, лицу с более высоким рангом. Во время усыновления хозяин должен представить человека, которого другие гости не знают. То же самое с новым сотрудником в компании, босс представляет его.

Деловой речи свойственны безличность и отсутствие оценочности, как научной речи. Здесь важны беспристрастная констатация, изложение фактов в логической последовательности. Поэтому речь от первого лица допустима только в некоторых ситуациях общения, когда устанавливаются правовые отношения между частным лицом и организацией или государством (оформление доверенности, заключение трудового соглашения).

Когда вы отправляете кого-то, всегда включайте его полное имя. Директорам и вице-директорам, вице-президентам и вице-президентам всегда спрашивают об этом, господин Президент и президент. Не используйте слова «заместитель директора». Когда вы представляете кого-то более высокого ранга, особое внимание необходимо уделять форме, например, профессор позволит мне представить моему господину г-ну Ковальскому.

Если, однако, мы представляем членам нашей собственной семьи, стоит указать на степень нашего родства. Пожалуйста, четко укажите свое имя. Обычно пренебрегают произведением имени, которое не позволяет запомнить его. Не используйте миниатюрные имена, например «Анна», а не «Анна». Маленькое имя вашего ребенка является инфантильным и ставит вас в положение ребенка.

ТЕМА 4. ЯЗЫК И СТИЛЬ ДОКУМЕНТАЦИИ

План:

4.1. Характеристика официально-делового стиля

4.2. Требования к текстам документов

Языком делового общения является официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употреб­ления, обусловленных социальными задачами речевого общения.

Укажите свое имя и название компании, которую вы представляете, в дополнение к вашему имени и фамилии. Избегайте ручной подачи в жест, предлагая вам поцеловать руку. В бизнесе женщина дает твердую руку объятиям. Поцелуи в ладони зарезервированы для неофициальных, интимных или частных вечеринок.

Один из лучших способов показать свое уважение посетителю - это поставить его в нужное место. Это всегда на правой стороне хоста. В конференц-зале место чести будет расположено напротив главного входа. Честными местами в помещениях и ресторанах являются те, которые стоят перед стенами, с видом на остальную часть зала.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения.
Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового
общения, по существу, являются юридические лица - организации,
учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер
и содержание информационных связей, в которые они могут всту­пать, зависят от места организации в иерархии органов управления,
ее компетенции, функционального содержания деятельности и дру­гих факторов. Отношения между организациями устойчивы и регла­ментируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отве­чающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.

Как вы представляете себя, влияет на имидж вашей компании и воспринимает вас как специалиста. Первое впечатление часто является ключом к завоеванию симпатии партнера. Чистая обувь, аккуратное платье, ухоженные свежие волосы являются основой образа женщины в бизнесе.

Убедитесь, что ваш деловой костюм подчеркивает, что вы являетесь деловой женщиной, но не подвергая женственности или сексуальности. Не отвлекайте от своего профессионализма слишком много вырезки, лишних украшений или кричащего макияжа. Особенно в международных контактах, некоторые виды поведения, такие как фотография, сделанная военно-морской женщиной за бизнес-столом, очень плохи, даже если мужчины это делают.

Специфика делового общения выражается и в том, что автором и адресатом документа почти всегда является организация в целом - «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом - руководителем организа­ции. То же можно сказать и об адресате документа.

Другая важная характеристика документного общения - адрес­ность информации. Управленческая информация не может быть ин­формацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информа­ция и некоторые другие виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес. Более того, управленческий документ почти всегда «узко направлен», т. е. адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Избегайте лишних рисунков, цветов, валенсий и кружев. Тщательные руки и ногти важны. Здесь мы заботимся о том, чтобы кожа была надлежащим образом увлажнена, а ногти аккуратные, без декораций или блестящих наклеек. Выбирая обувь для бизнес-одежды, удостоверьтесь, что ваши пальцы ног покрыты и всегда имеют колготки на ногах.

Давайте вспомним, что в коде бизнес-одежды «меньше значит лучше», поэтому давайте выбираем одно украшение, которое подчеркивает наш индивидуальный характер, такой как шарф, часы, серьги или сумка. Ваш профессионализм может быть подчеркнут конкретным невербальным поведением: отношением, улыбкой, зрительным контактом и жестами.

Существенный фактор делового общения - повторяемость управ­ленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность - это всегда «игра по правилам», что обусловливает использо­вание одних и тех же языковых средств в сходных ситуациях.

Другая характерная особенность делового общения - тематичес­кая ограниченность круга решаемых организацией задач. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. В результате круг вопросов, относительно которых создаются управ­ленческие документы, носит достаточно стабильный характер.

Постарайтесь встать прямо и свободно. Избегайте чрезмерной жестикуляции, но во время разговоров старайтесь держаться за руки, чтобы они были видны и были готовы подчеркнуть движение вашей речи. Стоя, не пересекайте ноги и не останавливайте ноги. Лучшее положение - легкие ноги.

Если вы сидите и носите юбку или платье, убедитесь, что вы не обнаруживаете слишком много бедра. На деловой встрече не ставьте ноги на ногу, а устанавливайте обе ноги параллельно, соединяясь на полу. Практика вокальной техники. В бизнесе, когда дело доходит до стрессовых ситуаций, оно не может предать ваш расстроенный голос.

Следовательно, условия делового общения формируют следую­щие свойства управленческой информации:

· официальный характер информации;

· адресность информации;

· повторяемость информации;

· тематическая ограниченность.

Условия делового общения, кроме того, предъявляют и опреде­ленные требования к управленческой информации, от соблюдения которых зависит эффективность делового общения.

Спокойствие и самоконтроль важны в деловых беседах. Выражая готовность к сотрудничеству. В разговоре с клиентами подчеркивается индивидуальное отношение к их потребностям и пожеланиям. Выразите свою готовность помочь и сотрудничать. Используйте выражения вашей любезности.

Обращайтесь с вызывающим человеком с уважением и не позволяйте игнорировать ваше уважение. Выдайте визитную карточку от руки к руке, указав письмо получателю. Не разрешается перемещать визитную карточку вокруг стола вызывающему абоненту. Вы можете попросить визитную карточку, если вы сначала дали свою карточку.

Одно из важнейших требований к управленческой информации обусловлено самой сущностью управленческой деятельности, кото­рая заключается в принятии управленческих решений с целью воз­действия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании ин­формации. Следовательно, эффективность управленческой деятель­ности только в том случае является достаточно высокой, когда для принятия решений используется информация актуальная, инфор­мация новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, обработки, доведения до заин­тересованных подразделений и должностных лиц.

Актуальность информации связана с целым рядом других свойств управленческой информации, в частности:

· достоверность (объективность);

· убедительность (аргументированность);

· полнота (достаточность информации) и др.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать не­предвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации вызвана не­обходимостью побудить адресата совершить (или не совершить) оп­ределенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содер­жать всю необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, по­рождая неоправданную переписку.

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития в официаль­но-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требовани­ям, которые предъявляются к ней.

Основными особенностями официально-делового стиля являются:

· нейтральный тон изложения;

· точность и ясность изложения;

· лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, нали­чии определенной дистанции между ними. Кроме того, поскольку участники делового общения действуют от имени учреждений, ор­ганизаций, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и пре­уменьшения, междометия и др.).

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения двусмысленностей. Адек­ватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрез­вычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом скорость восприятия текста не имеет осо­бого значения, поскольку текст документа - это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при не­обходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологи­ческой лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется прежде всего правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, про­думанностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста - это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Рассмотренные особенности официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и при­емов их употребления в текстах документов.